Cara menerima telepon dan menelepon yang Baik

1. Pengertian Etika Bertelepon

Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam   bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah

1.     Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.

2.     Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).

3.     Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.

1.     Berikan respon secara tepat dan lugas.

2.     Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.

3.     Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

1.     Segeralah angkat jika telepon berdering.

2.     Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.

3.     Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.

4.     Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.

5.     Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.

4. Langkah-langkah dan teknik menelepon

1.     Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi

2.     Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.

3.     Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.

4.     Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

5. Cara menggunakan telepon yang baik

1.     Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.

1.     Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.

2.     Ucapkan salam.

1.     Tanyakan identitas penelepon.

2.     Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.

1.     Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.

2.     Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.

1.     Akhiri pembicaraan dengan salam.

2.     Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon

1.     Suara terlalu keras.

2.     Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.

3.     Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.

4.     Berbicara dengan nada kasar atau membentak.

5.     Berbicara dengan nada memerintah.

6.     Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

Wawancara

Wawancara (bahasa Inggris: interview) merupakan percakapan antara dua orang atau lebih dan berlangsung antara narasumber dan pewawancara. Tujuan dari wawancara adalah untuk mendapatkan informasi di mana sang pewawancara melontarkan pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab oleh orang yang diwawancarai.
Ankur Garg, seorang psikolog menyatakan bahwa wawancara dapat menjadi alat bantu saat dilakukan oleh pihak yang mempekerjakan seorang calon/ kandidat untuk suatu posisi, jurnalis, atau orang biasa yang sedang mencari tahu tentang kepribadian seseorang ataupun mencari informasi.

Bentuk wawancara

Bentuk-bentuk wawancara antara lain:

1. Wawancara berita dilakukan untuk mencari bahan berita.
2. Wawancara dengan pertanyaan yang disiapkan terlebih dahulu.
3. Wawancara telepon yaitu wawancara yang dilakukan lewat pesawat telepon.
4. Wawancara pribadi.
5. Wawancara dengan banyak orang.
6. Wawancara dadakan / mendesak.
7. Wawancara kelompok dimana serombongan wartawan mewawancarai seorang, pejabat, seniman, olahragawan dan sebagainya.

Sukses tidaknya wawancara selain ditentukan oleh sikap wartawan juga ditentukan oleh perilaku, penampilan, dan sikap wartawan. Sikap yang baik biasanya mengundang simpatik dan akan membuat suasana wawancara akan berlangsung akrab alias komunikatif. Wawancara yang komunikatif dan hidup ikut ditentukan oleh penguasaan permasalahan dan informasi seputar materi topik pembicaraan baik oleh nara sumber maupun wartawan.

Jenis-Jenis wawancara

Ditinjau dari segi pelaksanaannya, wawancara dibagi menjadi 3 jenis yaitu:

• Wawancara bebas

Dalam wawancara bebas, pewawancara bebas menanyakan apa saja kepada responden, namun harus diperhatikan bahwa pertanyaan itu berhubungan dengan data-data yang diinginkan. Jika tidak hati-hati, kadang-kadang arah pertanyaan tidak terkendali.

• Wawancara terpimpin

Dalam wawancara terpimpin, pewawancara sudah dibekali dengan daftar pertanyaan yang lengkap dan terinci.

• Wawancara bebas terpimpin

Dalam wawancara bebas terpimpin, pewawancara mengombinasikan wawancara bebas dengan wawancara terpimpin, yang dalam pelaksanaannya pewawancara sudah membawa pedoman tentang apa-apa yang ditanyakan secara garis besar.

Sikap-Sikap yang Harus Dimiliki Pewawancara

Saat melakukan wawancara, pewawancara harus dapat menciptakan suasana agar tidak kaku sehingga responden mau menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan. Untuk itu, sikap-sikap yang harus dimiliki seorang pewawancara adalah sebagai berikut:

• Netral; artinya, pewawancara tidak berkomentar untuk tidak setuju terhadap informasi yang diutarakan oleh responden karena tugasnya adalah merekam seluruh keterangan dari responden, baik yang menyenangkan atau tidak.
• Ramah; artinya pewawancara menciptakan suasana yang mampu menarik minat si responden.
• Adil; artinya pewawancara harus bisa memperlakukan semua responden dengan sama. Pewawancara harus tetap hormat dan sopan kepada semua responden bagaimanapun keberadaannya.
• Hindari ketegangan; artinya, pewawancara harus dapat menghindari ketegangan, jangan sampai responden sedang dihakimi atau diuji. Kalau suasana tegang, responden berhak membatalkan pertemuan tersebut dan meminta pewawancara untuk tidak menuliskan hasilnya. Pewawancara harus mampu mengendalikan situasi dan pembicaraan agar terarah.

Cara Berjalan yang Baik

 Berjalan adalah salah satu kegiatan manusia yang masih sering dilakukan sampai hari ini. Berjalan adalah salah satu olahraga paling mudah jika anda tidak sempat berlari atau pun berolahraga di gym. Karena itu, lakukanlah kegiatan sehat ini dengan teknik yang benar dari kepala sampai kaki. Bersedia, siap, jalan!

Kaki. Berjalan dengan menyeret telapak kaki akan membuang energi yang lebih banyak. Supaya bisa melangkah lebih jauh dan lama, usahakan kaki selalu diangkat mulai tumit hingga jari kaki. Posisikan kaki sesuai dengan lebar bahu agar jalan menjadi lebih nyaman.

Badan. Putar pinggul maju-mundur saat berjalan seiring ritme jalan kaki kita, semakin cepat melangkah, semakin cepat pula perputarannya.

Tangan. Pastikan siku selalu pada sudut 90 derajat, Biarkan tangan bergerak santai, jangan kaku. Gerakan ke depan dan belakang, tapi tetap rapat pada sisi kanan dan kiri tubuh.

Kepala, leher, dan bahu. Agar tidak cepat lelah, jaga otot leher dan bahu tetap dalam kondisi rileks. Posisikan kepala tegak dan mata menatap ke depan.

Mudah kan? Yuk jadikan cara jalan yang baik ini menjadi kebiasaan yang baik untuk anda dan keluarga! Selamat mencoba!

Cara Memimpin Rapat yang Baik dan Efektif

Apakah Anda sering bertugas sebagai pemimpin rapat dalam organisasi atau komunitas Anda? Jika benar, maka tips sederhana dalam artikel ini akan menambah wawasan Anda tentang bagaimana cara memimpin rapat yang baik dan efektif.
Bagi Anda yang masih sering bertanya-tanya bagaimana cara memimpin rapat yang baik, maka ulasan ini akan menjawab pertanyaan Anda.
Untuk memudahkan Anda dalam belajar, maka saya membagi tips ini dalam tiga tahap, yaitu tahap persiapan, tahap kegiatan dan follow up

Tahap persiapan

Satu hal yang harus dilakukan sebelum rapat dilaksanakan adalah melakukan persiapan. Ada beberapa saran yang perlu dipersiapkan oleh seorang pemimpin rapat untuk pelaksanaan rapat yang baik dan efektif.
Pertama, seorang pemimpin rapat harus menetapkan tujuan. Apa yang ingin dicapai dari rapat harus ditetapkan lebih dulu. Hal ini bertujuan supaya rapat benar-benar fokus pada hasil akhir yang ingin dicapai.
Kedua, membuat agenda rapat. Kita harus menuliskan apa saja kegiatan atau acara yang akan dilakukan dalam rapat. Agenda rapat yang telah dibuat harus segera diedarkan jauh hari sebelum rapat dilaksanakan. Selain itu, apabila ada sebuah salinan dokumen yang akan dibahas sebaiknya juga diberikan jauh hari sebelum rapat di mulai. Hal ini bertujuan supaya semua anggota dalam rapat bisa bisa membaca salinan dokumen tersebut. Jadi, ketika rapat mereka sudah menguasai bahan yang akan dibahas.
Ketiga, menentukan batasan waktu. Ingat rapat yang baik harus memiliki waktu yang jelas, sehingga rapat  tidak ngelantur atau molor. Rapat yang tidak memiliki batasan waktu akan cenderung bias dan membuat anggota rapat bosan atau mereka merasa telah membuang waktu sia-sia.
Keempat,  membagi tugas. Sebagai pemimpin rapat Anda jelas tidak bisa melakukan segala hal sendiri. Misalnya untuk menuliskan hasil rapat, menuliskan hasil diskusi atau yang lain. pastikan Anda sudah menunjuk seseorang yang bertugas untuk itu. Supaya ketika rapat selesai Anda mempunyai hasil tertulis sebagai bukti nyata hasil rapat yang sudah dilaksanakan.

Tahap Kegiatan

Dalam tahap kegiatan ada beberapa saran yang perlu dilakukan oleh pemimpin rapat.
1.      Membuka rapat
Dalam  ini pemimpin rapat bisa membuka kegiatan rapat dengan memberikan salam, menjelaskan maksud dan tujuan rapat diadakannya rapat. Hal ini supaya anggota tahu dari awal apa yang ingin dicapai dari rapat tersebut dan mengapa rapat itu diadakan. Kemudian bisa dilanjutkan dengan membacakan agenda kegiatan yang akan dilaksanakan.
2.      Memastikan setiap agenda dapat dilaksanakan dengan baik
Sebagai pemimpin rapat, kita harus memastikan juga bahwa semua agenda yang akan disajikan dalam rapat dapat dilaksanakan dengan baik dan terstruktur. Selain itu pastikan juga setiap anggota tahu bahwa setiap agenda atau kegiatan yang dilakukan memiliki batasan waktu.
3.      Memastikan anggota memperoleh kesempatan yang sama dalam berpendapat
Salah satu tujuan umum rapat adalah untuk mengambil sebuah keputusan atau penyelesaian sebuah masalah. Untuk itu kita sebagai pemimpin rapat harus memastikan  bahwa setiap anggota rapat memperoleh hak yang sama untuk berpendapat.
4.      Memastkan tidak ada salah seorang anggota yang mendominasi diskusi
Hal yang paling umum terjadi dalam rapat adalah munculnya satu atau beberapa pihak yang mendominasi diskusi. Hal ini sering kali membuat pemimpin rapat kuwalahan,  terlebih jika orang yang mendominasi diskusi adalah orang yang dianggap memiliki kompetensi atau wewenang tertentu. Ini jelas harus dikendalikan. Sebagai pemimpin kita harus tahu kapan kita menghentikan seseorang dalam berbicara kalau dirasa ia ingin mendominasi. Dalam hal ini keberanian dan ketegasan sangat diperlukan.
Supaya Anda tidak berat dalam memimpin diskusi, pastikan Anda sudah menjelaskan waktu yang diberikan kepada tiap orang dalam berpendapat dan berapa kali mereka memiliki kesempatan berpendapat. Jadi seandainya ada yang berbicara bertele-tele atau ingin mendominasi Anda bisa memotong karena alasan waktu. Dan mengalihkan ke anggota lain dengan alasan batasan berpendapatnya sudah habis.  Ini jelas lebih baik. Selain orang dipaksa untuk disiplin waktu mereka juga dipaksa untuk berpendapat secara efisien karena jika tidak mereka malah bisa kehilangan kesempatan berpendapat.
5.      Memaparkan keputusan yang telah diambil
Jika sudah final maka pemimpin rapat harus membuat keputusan dan memaparkan hasil keputusan yang diambil dalam rapat.  Setiap keputusan yang diambil pastikan adalah keputusan yang paling baik dan bijak untuk kesejahteraan semua anggota. Supaya tidak menimbulkan ketidakpuasan pada beberapa anggota yang kurang setuju dengan keputusan yang diambil pastikan kita sudah memaparkan alasan kenapa keputusan itu diambil. Ini akan lebih baik dari pada tidak dijelaskan alasannya.
6.      Menutup rapat
Setelah hasil keputusan diambil, selanjutnya adalah menutup rapat. Dalam penutupan ada beberapa saran yang bisa Anda lakukan. Melakukan evaluasi segera dari hasil rapat. Anda bisa mengatakan bahwa rapat berjalan dengan baik, diskusi berjalan dengan efektif, setiap agenda bisa diselesaikan dengan tepat waktu, sehingga akhirnya menghasilkan sebuah keputusan. Setelah itu Anda bisa menyampaikan keputusan yang telah diambil.  Kemudian dilanjutkan dengan ajakan untuk menindaklanjuti keputusan. Setelah itu tutup.
Catatan:
Jika akan ada rapat lanjutan pastikan Anda memberitahukan hal ini kepada semua anggota sebelum rapat ditutup.